Образец заполнения формы сзв-м. Отчет СЗВ-М: кто сдает и когда

В 2017 году была введена в действие СЗВ-СТАЖ новая отчетность для всех работодателей. Автором ее создания был Пенсионный фонд, поскольку при передаче администрирования соцвзносов в ФНС, в фонд перестала поступать информация о трудовом стаже работников. В этом году новую форму нужно выдавать на руки увольняющимся сотрудникам, однако с 2018 года по ней необходимо отчитываться в обязательном порядке всем хозяйствующим субъектам.

До 2017 года организации и предприниматели подавали в Пенсионный фонд отчет РСВ-1, из которого орган получал сведения о страже застрахованных лиц.

Однако с 2017 года управление взносами был передано, отчет отменили, и у фонда возникла проблема - у него исчез источник необходимых сведений для исчисления трудового стажа.

Для этих целей была разработан и введен СЗВ-СТАЖ. Она по внешнему виду напоминает другой отчет, отправляемый в фонд - СЗВ-М, но содержит по каждому из работников более подробные сведения.

Документы по своему действию не отменяют друг друга - ведь на основании ежемесячных сведений из СЗВ-М пенсионный фонд получает информацию о работающих пенсионерах с целью отмены постоянной индексации пенсии. Новый же отчет будет источником сведений о стаже каждого трудоустроенного работника, а также о размере начисленных на них взносов.

В качестве годового отчета новая форма будет подаваться в фонд только в 2018 году. Тем не менее, если в течение 2017 года работник решит уволиться, организация обязана выдать ему на руки СЗВ-СТАЖ. Кроме этого, при выходе на пенсию, и своевременном уведомлении об этом компании, ответственный работник должен будет подать электронную версию в фонд в период 3 дней по факту обращения.

Кто должен предоставлять СЗВ-СТАЖ?

По разработанным правилам, новый бланк необходимо будет обязательно подавать:

• Компании, а также относящиеся к ним подразделения, расположенные в других регионах;
• Предприниматели, сыщики, имеющие лицензию, адвокаты, нотариусы, у которых есть наемные сотрудники.

Сроки сдачи СЗВ-СТАЖ в 2017 году

Документ СЗВ-СТАЖ субъекты, у которых есть наемные работники, должны сдавать в ПФ каждый год один раз. Крайним сроком подачи этого документа определено 1 марта такого года, который идет за отчетным. На эту даты действует правило, что если она будет выпадать на выходной день, то окончательный срок подачи будет автоматически перемещаться на первый ближайший рабочий день.

В 2017 году этот отчет сдавать в обязательном порядке не было необходимости. Впервые хозяйствующие субъекты это будут делать до 1 марта 2018 года за период – 2017 год.

Однако также есть два случая, при которых необходимо будет незамедлительно оформить СЗВ-СТАЖ:

• Если сотрудник оформляет себе пенсию, и принес в свою бухгалтерию уведомление об это событии, то на него необходимо оформить бланк и передать его в срок трех дней с факта сообщения;
• Необходимо обязательно составлять СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника. Это должно происходить в завершающий рабочий день при выдаче на руки остальных обязательных документов.

Куда предоставляется отчетность

Оформленный отчет подается:

• Если это делает предприниматель - по месту его проживания;
• Если это делает компания - по ее месту расположения;
• Подразделения, которые ведут учет самостоятельно - по их месту расположения.

Способы сдачи отчетности

У отчета ест два способа его передачи в пенсионный орган:

• Бумажная форма. В таком виде отчет имеют право передавать только те предприятия и предприниматели, у которых принято на работу не более 25 человек. Бланк отчета необходимо заполнить самостоятельно на компьютере, распечатать в двух экземплярах, а кроме этого на флэш-носителе нужно принести электронный файл. Сотрудник фонда дает отметку на одной копии отчета, а также копирует к себе его электронный файл.
• Электронная форма. В этом виде его обязаны сдавать все субъекты, с количеством работников свыше 25 человек. Для того, чтобы сдавать отчетность, нужно оформить электронную цифровую подпись (ЭЦП) и заключить договор с оператором по передаче данных через интернет.

Особенности заполнения формы СЗВ-СТАЖ при увольнении

Форма СЗВ-СТАЖ обязательна к выдаче на руки при увольнении работника. Однако здесь есть свои нюансы. Так, если при сдаче за отчетный год в бланк включаются все имеющиеся работники, то в этом случае в документ вносятся сведения только по одному человеку.

Заполняется бланк следующим образом:

• Форма должна быть отмечена как исходная, отчетный год - год увольнения.
• В таблицу заносят одного человека, период работы - с начала года либо даты приема (если он был оформлен в текущем году) и до даты увольнения.
• В графе 14 ставится отметка только тогда, когда работник уволился 31 декабря.
• Разделы 4 и 5 для увольняющихся не заполняются.

Внимание! Внесение информации по всем лицам в данном случае является нарушением закона о персональных данных и может караться штрафными санкциями для ответственных за это лиц. В отчете указывается только увольняемый.

Форма сдачи отчета

СЗВ-СТАЖ включает в себя общую информацию об организации или предпринимателе, а также сведения о работниках, которые были наняты в течение этого периода.

Помимо самого отчета, вместе с формой еще необходимо сдавать опись ОДВ-1, куда вносят информацию о хозяйствующем субъекте и общее количество сведений о работниках.

Скачать бланки форм отчетности

Скачать в Excel.

Скачать в формате Excel.

Скачать .

Скачать .

Образец заполнения СЗВ-СТАЖ: пошаговая инструкция

Этот документ можно заполнять при помощи компьютера, или от руки на бумаге.

В последнем случае нужно придерживаться следующих правил:

• Нужно использовать ручку с темными чернилами. Запрещается заполнять красной либо зеленой пастой;
• Если произошла ошибка, то тот лист нужно заполнить заново.
• Зачеркивать либо пользоваться средством «Штрих» запрещено;
• При заполнении используются только заглавные буквы.

Раздел №1 – Сведения о страхователе

В графу «Регистрационный номер в ПФР» заносится номер, который ПФ присвоил хозяйствующему субъекту.

После этого располагаются графы для указания ИНН и КПП. В графе для записи ИНН присутствует 12 клеток. В том случае, когда отчет оформляется на организацию, у которой в коде ИНН только 10 цифр, то оставшиеся две клетки прочеркиваются. В графу КПП вносят информацию только организации, поскольку он у них присутствует. Предприниматели оставляют его пустым.

В графу «Наименование» записывается краткое название компании, либо полные Ф.И.О. предпринимателя. Данные заносятся так, как это указано в учредительных документах.

Блок граф «Тип сведений» определяет ситуацию, в которой подается данный отчет:

• Отметка «Исходная» показывает, что отчет передается впервые;
• Отметка «Дополняющая» говорит о том, что данным отчетом производится внесение новых данных, либо изменение сведений в ранее поданном отчете;
• Отметка «Назначение пенсии» говорит о том, что работник, указанных в отчете, выходит на пенсию, и стаж за этот год необходимо принять в расчет при назначении выплаты.

Раздел №2 - Отчетный период

Тут находится единственная графа из четырех квадратиков. Сюда записывается год, за который подается документ.

Раздел №3 – Сведения о периоде работы застрахованных лиц

Этот отчет выглядит как таблица, в которую построчно записывается информация о сотрудниках.

В столбцы «Фамилия», «Имя» и «Отчество» вносится личная информация по каждому работнику. В столбце «СНИЛС» указывается присвоенный ему фондом страховой номер.

Столбец «Период работы» включает в себя два отдельных – «Начало» и «Окончание». В том случае, когда сотрудник проработал весь год, то сюда заносятся первый и заключительный дни года. Если на одного и того же работника необходимо занести более одного периода (если он увольнялся, а потом снова устроился на работу), то их записываю один под другим в разных строках. При этом предыдущие столбцы со СНИЛС и ФИО не заполняются.

Если работник собирается выходить на пенсию, то при заполнении указывается ориентировочная дата события.

Если гражданин производил работы по гражданскому договору, то указывается его период действия, а в столбце 11 проставляется код «ДОГОВОР». Если же работы была выполнена, но не оплачена - то указываются коды «НЕОПЛДОГ», «НЕОПЛАВТ».

В графе 11 также проставляются следующие коды:

	Расшифровка
ДЕТИ	Сотрудница находится в отпуске по ухода за ребенком до полутора лет
ДЛДЕТИ	При нахождении работницы в отпуске по уходу за детьми до трех лет
ДЕТИПРЛ	В случае предоставления отпуска по уходу за детьми до трехлетнего возраста, который был предоставлен дедушке, бабушке, опекунам ребенка или другим родственникам, если они фактически осуществляли за ним уход
ДЕКРЕТ	Если сотрудница находится в декрете
ЧАЭС	В случае предоставления дополнительного отпуска гражданам, которые были подвержены воздействию радиации в следствии катастрофы в Чернобыле
НЕОПЛ	· При простое, который произошел по вине сотрудника · В случае предоставлении отпуска за своей счет (без сохранения зарплаты) · При наличии неоплачиваемых периодов ввиду недопущения или отстранения от работы · Если было неоплачиваемое время в виду проведения забастовки · При предоставлении одного неоплачиваемого дня, который может быть предоставлен женщинам в сельской местности · Если педагогическому работнику был предоставлен неоплачиваемый период отпуска длительностью до одного года · Другие виды неоплачиваемых периодов

В столбце «Территориальные условия» проставляется специальный код, если работник выполнял свои обязанности в особых условиях, к которым относится, например, Крайний Север. Коды, которые можно заносить в этот столбец, для справки приведены в приложении 1 к отчету.

В столбец «Особые условия» вписывается код, если сотрудник осуществлял деятельность в среде, дающей право на досрочное получение пенсии. Все коды, которые можно здесь использовать, приводятся в приложении 2 к отчету.

Внимание! Если информация об особых условиях не имеет документального подтверждения, то сведения в столбцы 9, 12 и 13 не заносятся.

В столбец «Сведения об увольнении застрахованного лица» ставится отметка «Х» только тогда, когда день увольнения – это заключительный день года (31 декабря).

Раздел №4 – Сведения о начисленных (уплаченных) страховых взносах на обязательное пенсионное страхование

Указанный раздел обязателен для заполнения только тем, кто выходит на пенсию (была проставлена отметка «Назначение пенсии». В разделе располагаются два вопроса, и ответы на них необходимо пометить в соответствующем поле.

Раздел №5 – Сведения об уплаченных пенсионных взносах в соответствии с пенсионными договорами досрочного негосударственного пенсионного обеспечения

Указанный раздел также нужно заполнять, только если отчет подается на выходящего на пенсию работника. Здесь указываются периоды, за которые начислялись взносы, а также нужно указать, производились ли за эти периоды перечисления.

Опись ОДВ-1

Одновременно с отчетом нужно также подготавливать и передавать опись ОДВ-1. Здесь обобщаются все данные из основного документа.

Описи можно присвоить один из трех типов – «Исходная», «Корректирующая» или «Отменяющая». Выбор производится путем отметки в графе напротив статуса.

Раздел 1 включает в себя реквизиты хозяйствующего субъекта, и заполняется аналогично разделу 1 основного отчета.

В разделе 2 в графу «Отчетный период» нужно вносить 0, а вот в графе «Год» записывать номер года, за который сдается отчет.

В разделе 3 нужно указать общее количество сотрудников, на которых сдаются данные в СЗВ-СТАЖ.

Раздел 4 заполняется только в той ситуации, если сдаются отчеты, отмеченные СЗВ-ИСХ и СЗВ-КОРР с отметкой «Особая», и сюда записывается обобщающая информация за весь период.

Раздел 5 оформляется в той ситуации, когда данные подаются на рабочих, имеющих право досрочно получать пенсионные выплаты за труд в специальных условиях.

Нулевая отчетность по форме СЗВ-СТАЖ?

Нормативный акт, определяющий как точно необходимо заполнять данный отчет, устанавливает, что СЗВ-СТАЖ отправляется компаниями и ИП, которые выступают работодателями. За отчетный период поэтому у такого субъекта бизнеса должен присутствовать хотя бы один работник.

Когда же ИП, нотариусы, адвокаты, население, имеющее статус самозанятого, не заключало ни одного трудового контракта, то сдавать отчет не надо. Кроме этого, при попытке сдать его система выдаст ошибку, поскольку по правилам документ должен содержать хотя бы одни сведения.

В то же время, до сих пор не ясна ситуация с организациями. Дело в том, что у такого лица всегда есть директор, который указывается в уставе при регистрации. И с одной стороны, если с ним не подписано трудовое соглашение, то и отчет на него подавать не нужно. С другой стороны, если договор с ним подписан, но деятельности никакой нет, то необходимо подавать отчет в ПФР, указав в нем только директора.

На текущий момент ПФ не дал каких-либо разъяснений по сдаче организациями нулевого отчета.

Штрафы за не сданный отчет или не выданный при увольнении

Действующие нормы права предусматривают различные размеры штрафных санкций, связанных с несдачей или недостоверным представлением данных в документе СЗВ-СТАЖ.

• Нарушение сроков направления в ПФР отчета влечет наказание компании штрафом в сумме 500 р. за каждого работника, включенного в него с опозданием.
• За невключение в вовремя сданный отчет отдельных работников - фирме могут предъявить штраф в сумме 500 р. за каждого такого сотрудника.
• Сданный в установленные сроки отчет, содержащий неверные данные на представленных в нем сотрудников, влечет наказание для компании в сумме 500 р. по каждому выявленному такому работнику.
• Существуют также штрафные санкции на должностных лиц организации за несвоевременное представление отчета в размере 300-500 р.
• Если отчет будет представлен в ПФР в бумажной форме вместо установленной электронной, то фирма может быть наказан штрафом в размере 1000 р..
• Если работнику в момент увольнения не выдается СЗВ-СТАЖ или при оформлении пенсии он не был отправлен по запросу в ПФР, предприятие ожидает штраф в размере 50000 р.

Множество типов отчетности претерпели значительные изменения в 2019 году. В частности, это касается соответствующей документации о застрахованных лицах.

Новый порядок составления новой формы должен учитываться всеми предпринимателями. Это обуславливается тем, что отчет должен быть в обязательном порядке предоставлен не только в территориальные регистрационные органы, но и сотрудникам организации по их письменному требованию.

Форма СЗВ-М должна подаваться в отделение ПФР РФ каждый месяц на основании бланка, который был утвержден специальным Постановлением Фонда от 01.02.2016 года. Документация направляется по месту фактического расположения организации.

Для понимания особенностей оформления необходимо изучить правила заполнения СЗВ-М, а также ознакомиться с положениями действующего законодательства, с установленными сроками подачи, с примерами распространенных ошибок, а также с основным перечнем возможных штрафных санкций.

Что это такое

Рассматриваемая отчетность представляет собой новый формат предоставления информационных бланков. Делать это должны все без исключения зарегистрированные работодатели. Подача осуществляется в территориальное отделение Пенсионного Фонда РФ. Первая такая отчетность подавалась за 2019 год.

Специалисты утверждают, что сдача отчетности на ежемесячной основе позволит определить общее количество трудоспособных лиц пенсионного возраста, выплаты которым не будут осуществляться с учетом специальных индексаций.

Стоит отметить, что многие уполномоченные представители организаций, которые не желают тратить много времени на самостоятельное оформление отчетности, могут сделать это с помощью особых сервисов.

Новая форма в 2019 году

С начала 2019 года все страхователи независимо от того, выступают ли они в качестве физических или юридических лиц, должны заниматься составлением отчетности по форме СЗВ-3. При этом важно помнить о том, что в соответствии с последними изменениями в законодательстве сроки предоставления документации претерпели некоторые изменения.

Документ включает в себя исключительный перечень сведений, содержащихся в учете персонифицированного характера. За территориальными отделениями Пенсионных Фондов сохранилось право на утверждение новых форм, а также на установку индивидуальных правил подачи отчетности СЗВ-М.

Вышеуказанное положение в полной мере регламентируется нормами статьи 8 ФЗ №27 от 1 апреля 1996 года. Таким образом ПФР может использовать законное право на установление новой формы, по которой подавалась бы отчетность.

Кому необходимо составлять отчет

Форма СЗВ-М должна в обязательном порядке подаваться всеми организациями или индивидуальными предпринимателями, выступающими в качестве непосредственных страхователей, на каждого сотрудника, с которыми было предварительно заключено трудовое соглашение, носящее гражданский или правовой характер.

Это производится при том условии, что работники получают какую-либо сумму вознаграждения, с которого удерживаются определенные средства, которые, в свою очередь, включаются в сумму страхового взноса. Более исчерпывающая информация по данному вопросу представлена в статье 11 ФЗ №27, в которой содержатся сведения о вопросах индивидуального учета в рамках системы пенсионного страхования.

Документ в каждом конкретном случае направляется представителям территориального отделения ПФР, соответствующее адресу государственной регистрации организации. Стоит отметить, что информация, представленная в отчетности, совсем не обязательно касается только лиц пенсионного возраста. Документ составляется на каждого сотрудника, независимо от его возраста и возможности получения пенсионных накоплений.

Если нет сотрудников

В случаях, если организация или индивидуальный предприниматель не нанимают сотрудников или не состоят на учете в качестве работодателя, то в данном случае подавать рассматриваемый отчет не требуется. Что касается всех прочих категорий хозяйственных субъектов, то они обязаны предоставлять форму с заполнением хотя бы одной строки. Это говорит о том, что для формы СЗВ-М не существует понятия нулевой отчетности.

Даже в тех случаях, если компания не осуществляет активную деятельность и подает в контролирующие инстанции пустую отчетность, то форма должна содержать в себе одну заполненную строку на директора, который одновременно является и единственным учредителем компании. При этом осуществление начислений в рамках отчетного периода не играют большой роли.

В любом случае, если организацией будут пропущены сроки подачи документации, то на нее будут наложены штрафные санкции. Стоит отметить, что форма не должна подаваться на сотрудников органов внутренних дел и службы безопасности, так как к ним не применяется общий порядок пенсионного страхования.

В какой срок нужно подать документ

Установленные правила заполнения СЗВ-М регламентируют сроки подачи документа. Отчет передается в руки контролирующих инспекторов после завершения каждого месяца и не позднее 15 числа того месяца, который следует сразу за отчетным. Если дата сдачи выпадает на выходной день, то сроки переносятся на ближайший рабочий.

Каждый страхователь может оформить документацию как в бумажном, так и в электронном формате, если численный состав штата сотрудников не превышает более 24 человек. В любом другом случае предусматривается исключительно электронная форма заполнения. Передача документации производится через специализированного оператора с использованием .

Днем предоставления считается та дата, которая была указана в уведомлении, полученном от оператора по факту получения электронной формы. Что касается бумажного экземпляра, то он может быть предоставлен путем личного посещения предпринимателем территориального отделения Фонда.

Стоит отметить, что в некоторых случаях к процессу может быть привлечен официальный представитель, осуществляющий свою деятельность по нотариальной доверенности.

Правила заполнения СЗВ-М

Работодатель включает в отчетность информацию о каждом застрахованном лице, осуществляющем профессиональную деятельность в организации. В соответствующий перечень включаются лица, заключившие , по которым в соответствии с нормами действующего законодательства производятся страховые взносы.

Кроме того, в документе прописываются в обязательном порядке следующие сведения:

• индивидуальный страховой номер;
• ФИО страхуемого лица;

Важно обратить особое внимание на факт того, что за несвоевременную подачу отчетной документации или за указание заведомо недостоверной информации на организацию может быть наложен штраф в определенном размере на каждого конкретного застрахованного сотрудника.

По уволенным работникам

В соответствии с новыми правилами рассматриваемый отчет передается в ПФР и лично в руки сотруднику. Законодательство устанавливает, что справка может быть подана и при увольнении сотрудников, а также при выходе работников на пенсию.

Важно позаботится о получении письменного подтверждения от страхуемого лица о факте того, что документ ему был на самом деле передан. Делается это для минимизации возможных рисков судебного характера.

В форме СЗВ-М по уволенным работникам указывается только их ФИО. Информация по другим сотрудникам не может быть указана не при каких обстоятельствах. Это обуславливается тем, что такие сведения относятся к персональным и не подлежат разглашению.

Примеры распространенных ошибок

При составлении рассматриваемой отчетности организации или ИП могут допустить следующие ошибки:

• включение в отчетность информации по тем сотрудникам, которые были уволены в рамках прошлого отчетного периода;
• отсутствие сведений о тех лицах, которые были приняты на работу в отчетном периоде;
• отсутствие информации о сотрудниках, которые находятся в отпуске или отсутствуют на месте постоянного трудоустройства по больничному листу.

Для понимания особенностей ошибок стоит рассмотреть характерный пример:

Работодатель расторг с А.В. Григоренко трудовое соглашение в ноябре 2019 года. При оформлении отчетности по форме СЗВ-М за последний месяц года данный сотрудник был по ошибке включен в список страхуемых лиц. В этом случае страхователь должен позаботится о повторном оформлении отчете с указанием в разделе №3 кода отмены.

В разделе №4 прописывается актуальный перечень лиц, с исключением ранее уволенного сотрудника. Таким образом, первоначально поданный документ будет отменен, а новый принят в обработку.

Штрафы

Отчет должен быть подан в установленные законодательством сроки в территориальное отделение ПФР. При их пропуске на хозяйственный субъект могут быть наложены определенные штрафные санкции, актуальный размер которых составляет 500 на каждого сотрудника. Именно поэтому просрочка для крупных компаний, имеющих большой штат сотрудников, может привести к списанию довольно крупной суммы.

Такой же размер наказания предусматривается для тех компаний, которые допустили указание недостоверной или ошибочной информации. Стоит отметить, что помимо прочего штраф устанавливается в тех случаях, когда организация отправляет отчетность не по той форме. Например, при численности штата более 25 человек была составлена бумажная форма, хотя предоставление документа должно быть произведено в электронном формате.

Под конец прошлого года был принят закон, отменяющий индексацию пенсий работающим пенсионерам (закон от 25.12.2015 г. № 385-ФЗ). Положения закона вступили в силу с 1 января 2016 года. Помимо отмены индексаций, ст. 2 данного НПА включает в себя и описание новой формы отчетности, сдавать которую нужно будет каждый месяц, начиная с апреля 2016 года - СЗВ-М.

Аббревиатура СЗВ-М расшифровывается как «Сведения о заработке (вознаграждении), сдаваемые ежемесячно». Отчет СЗВ-М включает сведения о работающих в компании гражданах. Если среди них есть пенсионеры, то ПФР будет знать поименно тех, кому не положена индексация пенсии. Ежемесячно нужно сдавать отчет для того, чтобы получать актуальную информацию о том, кто из пенсионеров работает и не имеет права на индексацию; кто из них уволился, а значит, вправе претендовать на повышение социальных выплат.

Кто сдает СЗВ-М в 2016-2017 году

Новую отчетность должны сдавать все страхователи работающих у них лиц - как по трудовому договору, так и по договору подряда - если в соответствии с договором с сумм вознаграждения платятся страховые взносы в ПФР (п. 2.2 ст. 11 закона от № 27-ФЗ). При этом сведения нужно предоставлять на всех сотрудников, которые трудились в компании в течение отчетного периода: на уволенных и принятых в течение месяца, а также на тех, кто физически не присутствовал на рабочем месте (временно нетрудоспособных, декретниц, работников в отпусках по уходу за детьми).

У многих бухгалтеров возникает вопрос: надо ли сдавать нулевую форму СЗВ-М? Ведь если у компании нет застрахованных лиц, то и предоставлять сведения не на кого. Если нет работников, СЗВ-М предпринимателя не будет содержать никаких строк в табличной части списка застрахованных лиц.

Если единственный учредитель компании принят в штат и платит сам себе зарплату, то сдавать СЗВ-М он должен на самого себя - в таблице застрахованных лиц будет единственная запись (письмо ПФР от 04.05.2016 №15/753).

Порядок заполнения СЗВ-М

Бланк формы СЗВ-М утвержден Постановлением правления ПФР от 01.02.2016 г. №83п, которое не содержит отдельного регламента заполнения формы - вся информация по внесению сведений в отчет уже содержится в самом бланке. СЗВ-М состоит из 4 разделов. Первый раздел посвящен сведениям о страхователей - указать нужно регномер в ПФР, краткое наименование компании в соответствии с уставом или ФИО предпринимателя, ИНН и КПП (ИП указывают только ИНН). Код по ОКПО бухгалтер может взять в карточке статистических кодов, которые присвоили компании при регистрации.

Во втором разделе компания должна указать период, за который отчитывается. Раздел содержит перечень 12 месяцев и цифровой код для каждого месяца: 01 - январь, 02 - февраль и так далее. Бухгалтер указывает соответствующий цифровой код и год: если отчет сдается за май 2016 год, то должно быть указано 05 и 2016.

Третий раздел информирует ПФР о типе формы:

• исхд - исходная форма: если страхователь впервые подает СЗВ-М за отчетный период;
• доп - дополняющая: отметка в этом поле ставится в случае передачи в ПФР дополнительных сведений за отчетный период;
• отмн - отменяющая: СЗВ-М с отметкой в этом поле сдают для аннулирования ошибочно переданных данных.

Четвертый раздел содержит таблицу сведений о застрахованных лицах. Таблица состоит из 4 граф:

• 1 графа - порядковый номер записи в таблице;
• 2 графа - ФИО застрахованного лица, заполнять их нужно только в именительном падеже;
• 3 графа предназначена для СНИЛС застрахованного;
• 4 графа содержит ИНН застрахованного.

В 1-3 графах таблицы раздела 4 сведения должны быть обязательно. ИНН работника компания может и не заполнять. Ошибки в любой из записей таблицы - повод для штрафа со стороны ПФР. Поэтому если вы не знаете, как точно пишется фамилия работника или на ксерокопии ИНН плохо видно одну из цифр - лучше уточнить. Если у вас нет сведений об ИНН, то графа 4 таблицы нужно оставить пустой, прочерки или иные знаки писать не нужно.

Бланк таблицы в разделе 4 содержит 25 строк, учетная программа автоматически добавляет дополнительные строки, если застрахованных лиц больше 25. В конце листа формы СЗВ-М указывается должность руководителя компании, его подпись и расшифровка. Печать на отчете ставится в том случае, если компания официально не отказалась от использования печати. Еще в конце формы следует указать дату составления.

Как исправить ошибки в СЗВ-М

Бланк СЗВ-М очень простой и содержит подсказки по заполнению формы. Да и сам принцип отчета тоже несложный - перечислить сотрудников и указать СНИЛС и ИНН (при наличии). Но поскольку форма сдается впервые в этом году, у бухгалтеров возникают ошибки и недоразумения. Как заполнить форму СЗВ-М, чтобы исправить ошибки - читайте ниже.

Важно: Принимать от страхователей корректировки сданных отчетов СЗВ-М за апрель 2016 г. сотрудники фонда будут до 07.06.2016 г. (информация ПФР от 04.05.2016 № 04/406/1984). Но штрафа вряд ли удастся избежать, поскольку новые сведения поступили в ПФР после крайнего срока сдачи отчетности за апрель 2016 г.

Если бухгалтер внес в раздел 4 сотрудника, который в апреле 2016 г. уже не работал в фирме, то он должен сдать СЗВ-М еще раз: разделы 1 и 2 останутся неизменными, а в разделе 3 тип формы будет указан как отменяющая. Раздел 4 в таком случае должен содержать только сведения о сотруднике, которого надо исключить из отчета.

Если же бухгалтер наоборот, забыл указать кого-то из персонала (например, декретницу или сотрудника, который весь апрель был в командировке), то нужно опять отправить СЗВ-М: раздел 1 и 2 исправлять не нужно, в разделе 3 указать тип формы «дополняющая». Таблица перечня застрахованных лиц будет состоять из тех сотрудников, которых бухгалтер забыл включить в отчет.

Когда бухгалтер должен исправить ошибку в отчете, то нужно сдавать сразу две формы СЗВ-М: отчет с кодом «отмн» и перечнем лиц, по которым допущены ошибки, аннулирует сведения о них. А отчет с типом формы «дополняющая» будет содержать тех же сотрудников, но уже с исправленными данными.

Если вы отправляете СЗВ-М в электронном виде, то ПФР может прислать три варианта протокола:

Вид протокола	Что это значит?	Как исправить?
Успешно - отчет принят	Ошибок и предупреждений не выявлено. Отчет успешно сдан.	Никак. Все в порядке
Успешно - отчет требует доработки	Отчет принят частично. В ходе проверки обнаружены несоответствия ФИО и СНИЛС.	Составить новый СЗВ-М с типом формы «дополняющая» только с теми лицами, по ком были допущены ошибки, в установленный срок представления отправить отчет
Отчет не принят	В ходе проверки выявлены грубые ошибки.	Исправить ошибки и в установленный срок представления формы заново отправить отчет с типом формы «исходная»

Порядок и сроки сдачи СЗВ-М

Фирма, у которой меньше 25 застрахованных лиц, может сдать отчет двумя способами:

• на бумаге - почтой России, принести лично в отделение фонда или передать через представителя;
• в электронном виде - для этого необходимо иметь ЭЦП, программное обеспечение и должно быть заключено соглашение об электронном документообороте с ПФР.

Если застрахованных лиц больше 25, то отчет нужно сдавать только в электронном виде (п. 2 ст. 8 закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ).

Когда сдавать отчет СЗВ-М? Изначально в 2016 году был установлен срок сдачи - не позднее 10 числа месяца, следующего за отчетным. Если это выходной день - то срок переносится на ближайший рабочий день. В 2017 году срок продлили на 5 дней, теперь это - не позднее 15-го числа следующего месяца.

Можно ли досрочно сдать СЗВ-М? Закон не запрещает дожидаться конца месяца, чтобы сдать отчет - например, за май месяц вы можете отчитаться 20.05.2016 г. Но если компания наймет еще одного человека после этой даты, то нужно будет подавать дополнительные сведения в отчет. Мы не рекомендуем сдавать СЗВ-М до конца отчетного месяца - если бухгалтер забудет о новом сотруднике, то ПФР оштрафует компанию за непредставление сведений.

Штраф за несдачу СЗВ-М

По нарушениям порядка заполнения и сдачи СЗВ-М есть несколько штрафов. Работодателя оштрафуют в случае опоздания с расчетом или не сдачи СЗВ-М. Размер штрафа - 500 рублей. Вроде бы небольшая сумма, но это не за весь отчет, а за каждого сотрудника, сведения о котором ПФР не получил (ч. 4 ст. 17 закона от 01.04.1996 г. № 27-ФЗ). Если у вас работает 100 человек и бухгалтер забыл сдать СЗВ-М вовремя, то штраф составит 500 рублей*100=50 000 рублей.

За ошибки в расчете СЗВ-М штраф аналогичный - 500 рублей, причем тоже за каждого человека, сведения по которому бухгалтер передал с ошибкой. Ошибки могут быть в ФИО, СНИЛС или ИНН. Первые два показателя - обязательные реквизиты формы, даже опечатки в них чреваты штрафом. ИНН не является обязательным элементом сведений, но если уж указали его, то сделайте это без ошибок. Если бухгалтер сдал сведения о 100 сотрудниках, но в информации о двоих ошибся: неправильная фамилия работника, а в другой строке привел ошибочный СНИЛС, - то штраф за такую оплошность будет равен 500 рублей*2=1000 рублей.

Споры вызывает штраф за отправку СЗВ-М не по ТКС. ПФР имеет право оштрафовать за несоблюдение электронного формата только за сдачу РСВ-1. Однако на практике чиновники могут вообще объявить, что СЗВ-М не сдан - и тогда придется платить штраф как за непредставление сведений по каждому сотруднику.

Образец заполнения формы СЗВ-М

Чтобы вы могли наглядно разобраться с правилами заполнения формы СЗВ-М, мы подготовили пример заполнения отчета и исправления ошибок. В ООО «Фантазия» штатный состав представлен следующими лицами:

В апреле 2016 г. был уволен Соколовский Игорь Валентинович, вместо него 29.04.2016 г. была принята на работу Ивашкевич Кристина Георгиевна. Кроме того, на предприятии трудится программист Иванов Ярослав Олегович, с которым заключен договор оказания услуг в 2016 году.

За апрель 2016 г. бухгалтер ООО «Фантазия» сдал СЗВ-М досрочно - 25.04.2016 г. Однако потом бухгалтер выяснил, что ошибочно включил в расчет юриста Стадничук Алексея Вадимовича, который был уволен 31.03.2016 г., а в апреле приходил только за трудовой книжкой и справками для нового места работы. Кроме того, бухгалтеру нужно передать сведения и по Ивашкевич Кристине Георгиевне, поскольку она была устроена в штат после сдачи апрельской СЗВ-М.

Итак, 25.04.2016 г. бухгалтер ООО «Фантазия» сдал отчет с типом формы «исходная» за апрель 2016 г.

Затем 26.04.2016 г. бухгалтер отправил в фонд СЗВ-М с типом формы «отменяющая» - только на Стадничука Алексея Вадимовича, который в апреле на предприятии уже не трудился.

А после майских праздников 04.05.2016 г. бухгалтеру пришлось отправлять еще один отчет СЗВ-М с типом формы «дополняющая» - для передачи сведений по Ивашкевич Кристине Георгиевне.

Поскольку бухгалтер успел до крайнего срока сдачи СЗВ-М за апрель (10.05.2016 г.), а из ПФР во всех трех случаях пришел успешный протокол передачи сведений - штраф ООО «Фантазия» не получит.

С 2016 года работодатели должны ежемесячно сдавать отчётность в ПФР за работников по новой форме СЗВ-М (Федеральный закон от 29.12.2015 № 385-ФЗ). Этот вид отчётности предназначен для контроля за уплатой пенсии работающим пенсионерам. Но при этом форма сдаётся абсолютно по каждому работнику.

Её необходимо сдавать ежемесячно не позднее 15 числа следующего месяца. Сроки сдачи за 2017 год выглядят следующим образом:

• Декабрь 2017 - С 1 по 15 января 2018
• Январь 2018 - С 1 по 15 февраля 2018
• Февраль 2018 - С 1 по 15 марта 2018
• Март 2018 - С 1 по 16 апреля 2018
• Апрель 2018 - С 1 по 15 мая 2018
• Май 2018 - С 1 по 15 июня 2018
• Июнь 2018 - С 1 по 16 июля 2018
• Июль 2018 - С 1 по 15 августа 2018
• Август 2018 - С 1 по 17 сентября 2018
• Сентябрь 2018 - С 1 по 15 октября 2018
• Октябрь 2018 - С 1 по 15 ноября 2018
• Ноябрь 2018 - С 1 по 17 декабря 2018
• Декабрь 2018 - С 1 по 15 января 2019

Штраф за не несдачу отчётности – 500 рублей (за каждого работника).

Штраф за предоставление недостоверных сведений – 500 рублей (1 документ).

Кто конкретно сдаёт эту форму? Эту отчётность сдают те, кто стоит на учёте в Пенсионном фонде в качестве работодателя. Работодателем организация (в том числе иностранная, работающая в РФ) или ИП становится, когда с физ. лицом заключён хотя бы один трудовой или гражданско-правовой договор (ГПХ). Немаловажно помнить, что:

1) Если сотрудник был принят на работу в последний день отчётного месяца – его тоже нужно включать в СЗВ-М.

2) Также в отчёт включаются те, кто находится в отпуске без содержания или по уходу за ребёнком при условии, что с этими лицами продолжает действовать заключённый ранее трудовой договор.

ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: если есть работники, но зарплата за отчётный месяц никому не выплачивалась, форму СЗВ-М всё равно нужно подать. В разделе 4 самой формы (мелким шрифтом) указано, что в неё включаются сотрудники с которыми в отчётном месяце заключены, продолжают действовать или были прекращены:

• трудовые договоры; , предметом которых является выполнение работ, оказание услуг;
• договоры авторского заказа;
• договоры об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
• издательские лицензионные договоры;
• лицензионные договоры о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

Нулевая форма СЗВ-М

Для ИП: если нет работников, не было заключённых в отчётном месяце трудовых договоров (или ГПХ) – значит, ничего сдавать не надо, никаких «нулёвок».

Для организаций (юр. лица): Письмо ПФР от 13.07.2016 № ЛЧ-08-26/9856 позволяет не сдавать форму СЗВ-М на учредителя при наличии 2-х условий:

1) Организация не ведёт деятельность, а также не производятся какие-либо выплаты учредителю;

2) Учредитель исполняет функции руководителя, но при этом с ним не заключён трудовой договор или договор гражданско-правового характера;

То же самое касается председателя кооператива и товарищества (избран на должность общим собранием, трудовой или гражданско-правовой договор с ним не заключён).

Хотя надо сказать, некоторые сдают так называемую «нулевую» форму, т.е. без указания в таблице застрахованных лиц вообще. В каких-то регионах в таком виде принимают отчёт, а в иных просят всё же внести в него данные по учредителю(ям).

ВАЖНО: в Алтайском и Белгородском отделениях ФНС требуют обязательно сдавать нулевую отчётность.

В каком виде сдавать отчётность

Если по среднесписочной численности работников у вас числится:

1) 25 и менее работников – сдаём на бумаге (или можно по желанию в электронном формате).

2) Более 25 работников – строго в электронном виде с использованием электр. подписи.

Если нарушен этот порядок, и вы сдали в бумажном формате вместо электронного – штраф 200 руб.

Нет ИНН – что делать?

В соответствии с федеральным законом от 01.05.2016 № 136-ФЗ в форме СЗВ-М разрешается не указывать ИНН. В законе дана формулировка, что ИНН указывается «при наличии». Тут может быть 2 ситуации:

1) Работнику в принципе раньше не был присвоен ИНН. Тогда сдайте форму СЗВ-М без указания ИНН такого работника (оставьте графу пустой), никаких штрафов за это не будет. Сотрудник потом самостоятельно может получить ИНН в налоговой, если захочет. Однако налоговики советуют, чтобы в дальнейшем в отчёте СЗВ-М всё таки ИНН присутствовал по каждому работнику, т.к. с 2017 года контроль за страховыми взносами хотят переложить на плечи ФНС.

2) Работник не помнит свой ИНН. Узнать его можно на сайте налоговой nalog.ru, далее разделы «ВСЕ СЕРВИСЫ» - «УЗНАЙ ИНН», затем остаётся ввести паспортные данные сотрудника. Если таким способом ИНН не находится, значит, сотрудник его не получал.

Отсутствует СНИЛС

Лицо, впервые в жизни приступающее к работе, может не иметь СНИЛС. В этом случае у вас, как у работодателя, появляется обязанность оформить страховое свидетельство этому работнику в течение 2 недель с даты заключения договора (п. 9 «Инструкция…», утверждённая приказом Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н).

Если к моменту заполнения формы СЗВ-М страховое свидетельство нового сотрудника ещё не получено, тогда данные этого работника включите в отчёт без указания СНИЛС. Но, т.к. в электронной форме данный документ с пустым СНИЛС не пройдёт, то необходимо написать письмо в ПФР с объяснением причин отсутствия СНИЛС. Лишь потом, когда будет «на руках» СНИЛС, заполните новый лист формы по этому сотруднику с пометкой «дополняющая» в графе «3. Тип формы».

Примечание : если у работника недавно сменилась фамилия, и он ещё не успел поменять СНИЛС, то форму СЗВ-М заполняйте по старым данным. Образец заполнения формы СЗВ-МКомментарии по заполнению

Код по ОКУД. В других документах это поле не заполняют. Но лучше уточнить в ФНС.

Код по ОКПО. Указан в письме из Росстата, полученном при регистрации. Также можно узнать на ОКПО.ru.

Раздел 1. Указываем реквизиты страхователя:

• Регистрационный номер в ПФР. Вы после регистрации должны были получить почтовым отправлением письмо, в котором этот номер написан. Также можно его можно узнать по ИНН, позвонив в налоговую.
• Краткое наименование. ООО «Фантик» или ИП Сергеев П.П.
• ИНН и КПП. Последний реквизит заполняют только организации (юрлица).

Раздел 2. Крестиком в окошке отмечаем отчетный период и календарный год.

Раздел 3. Крестиком в окошке указываем тип формы: исходная, дополняющая или отменяющая.

Раздел 4. Отражаются данные о работниках, получивших в отчетном периоде выплаты (в рамках трудовых, гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг). ФИО сотрудников можно указывать как по алфавиту, так и вразброс - это на ваше усмотрение.В конце ставится подпись руководителя с указанием должности, расшифровка подписи, дата подписания и печать (ИП ставят при наличии).

Если в сданной форме допущены ошибки

1) Если вы уже сдали отчёт и при этом вовремя заметили, что были допущены ошибки, нужно заполнить новый лист точно также (с ошибками), но в графе «3. Тип формы» указать «отменяющая». Вместе с этим листом заполнить ещё один новый, но уже правильно заполненный, и в графе Тип формы» указать «дополняющая».

2) Если кого-то из работников забыли внести в отчётность, тогда оформляете новый лист, включаете туда только «забытых» сотрудников, а в графе «3. Тип формы» указываете «дополняющая».

ВНИМАНИЕ: Пенсионным фондом была разработана программа для проверки отчётности в ПФР (в частности, формы СЗВ-М), представляемой в электронном виде. То есть до отправки формы в фонд её можно предварительно проверить на предмет ошибок.

Некоммерческие (НКО) и общественные организации без работников – сдавать ли СЗВ-М?

Если в НКО, общественных организациях отсутствуют лица, состоящие в трудовых отношениях, тогда нужно сдать отчёт СЗВ-М со сведениями по их руководителям (председателям). Данная позиция была выражена на сайте Пенсионного фонда:
Также подобный комментарий ФСС дал в своём Письме № 02-09-05/06-06-4615 от 14.03.2016, в ответе на вопрос №8. Речь там шла о председателе правления СНТ, вот отрывок:

«…В соответствии со статьей 17 ТК РФ трудовые отношения в результате избрания на должность возникают, если избрание на должность предполагает выполнение работником определенной трудовой функции.

Таким образом, поскольку статьей 23 Закона N 66-ФЗ на председателя правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения возложено выполнение определенных функций на этой выборной должности, то его деятельность можно отнести к трудовой деятельности физического лица.

В этой связи выплаты, начисленные председателю правления садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения, в частности СНТ, за выполнение трудовых обязанностей, подлежат обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке».

Надо ли выдавать форму на руки работнику

Пункт 4 статьи 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ обязывает при увольнении работников (или с прекращением гражданско-правового договора ) выдавать им на руки форму СЗВ-М, а также раздел 3 расчета по страховым взносам (данные их персонифицированного учета). Эти документы могут пригодиться сотруднику для подтверждения страхового стажа при назначении пенсии. Надо сказать, что за невыполнение данной обязанности никаких штрафов законом не предусмотрено, но всё же лучше этим не злоупотреблять.

Не надо выдавать работнику «полноценный» отчёт с данными по всем сотрудникам в компании, это нарушение закона «О персональных данных» (от 27.07.2006 № 152-ФЗ). Выдаваемая форма должна содержать сведения только по увольняемому работнику. Отчёт выдаётся по всем месяцам, которые проработал у вас данный сотрудник, например, если он трудился 8 месяцев, то на руки должен получить 8 отчётов СЗВ-М по каждому месяцу.

Вышеупомянутый Закон также обязывает получить от увольняемого лица письменное подтверждение передачи ему сведений персонифицированного учета (форма СЗВ-М и раздел 3 из расчёта по страховым взносам). Подтверждение составляется в произвольной форме (скачать ):

Также можно завести «Журнал учета переданных сведений застрахованному лицу при увольнении» (тоже в произвольном формате).

12.2015 была введена новая форма отчетного документа для предоставления его в Пенсионный Фонд России. Согласно документу ПФР отслеживает работающих пенсионеров и прекращает производить им индексации.

Что же представляет собой документ СЗВ-М: кто и как его должен заполнять, рассмотрим в этой статье.

Пустой бланк СЗВ-М для заполнения можно скачать по .

А образец заполненной формы можно увидеть ниже:

Если работодатель заключил трудовой договор с работником, он становится страхователем и должен предоставлять сведения в ПФР. Для корректного отражения данных фонд создал документ, включающий все сведения о работниках организации.

Первое время у бухгалтеров возникало много вопросов, как заполнить СЗВ-М. Отчетность есть, а инструкции по заполнению ПФР не предоставил. Этого делать и не нужно было, так как в самом документе есть инструкции, что вносить в тот или иной раздел.

Какие данные вносятся в документ?

• В обязательном порядке вносятся сведения о работодателе (страхователе).
• Указывается отчетный период (за какой месяц предоставляется документ).
• Данные о работнике.

Не важно, какой договор заключен с сотрудником, сведения сдавать нужно. На основании каких договоров сдаются сведения в ПФР по форме СЗВ-М:

• Трудовой договор на постоянную работу.
• Договор на временное предоставление работ или услуг.
• Заключение договора для выполнения авторского заказа.
• Лицензионные договора.

Заключив с работником один из перечисленных договоров, работодатель предоставляет необходимые сведения по сотруднику в гос. орган.

Отчетный документ содержит четыре раздела, каждый из которых отвечает за определенные данные.

Инструкция по заполнению СЗВ-М

Заполнение первого раздела формы

Заполнить СЗВ-М онлайнне составит труда, если имеются все данные, необходимые для внесения.

Первый раздел отражает данные о работодателе-страхователе. Вносится следующая информация:

• Краткое название ИП или организации.
• Обязательно нужно указать регистрационный номер компании в ПФР.
• Указывается ИНН страхователя.
• КПП работодателя.

Все эти сведения являются обязательными при заполнении отчета. Если будут допущены ошибки или не все поля заполнены, то отчет не примут и на компанию будет наложен штраф в 500 рублей на каждого сотрудника.

Правильность заполнения 2 и 3 раздела СЗВ-М

Второй раздел содержит сведения, за какой отчетный период предоставляется документ. На выбор предлагается указать свой отчетный месяц.

• 01-январь;
• 02-февраль;
• 03-март;
• 04-апрель и т.д.

Далее переходим к заполнению раздела три. В этой части документа нужно выбрать тип формы заполнения. Предлагается три варианта. Если отчет формируется первично, то нужно указать «исхд» (исходная форма отчета), если в первом отчете были указаны не все сведения, то формируется форма «доп» (дополняющая).

Если же в отчете были допущены ошибки или в отчет попал сотрудник, который уже уволен, то выбирают и формируют «отмн» (отменяющую форму).

Заполнение документа в принципе не вызывает трудностей, поэтому вопрос, как заполнить СЗВ-М, у человека, который занимается отчетными документами, возникнуть не должен.

Заполнение раздела 4

Четвертый раздел отражает сведения о сотрудниках. Вносятся следующие данные:

• ФИО работника.
• СНИЛС, номер указывается в обязательном порядке.
• ИНН сотрудника (если есть).

Используя нашу инструкцию по заполнению СЗВ-М,можно без проблем заполнить документ. Важно помнить, что в отчет вносятся сведения о тех работниках, кто заключил с данным работодателям любой договор. Информация в отчете должна быть корректной, любая ошибка приведет к наложению на организацию штрафа.

Выдача СЗВ-М для сотрудников

Каждый месяц работодатель должен вместе с отправкой отчета в контролирующий орган предоставлять сотрудникам копию документа. На основании СЗВ-М у работника формируется будущая пенсия.

Если сотрудник увольняется из компании, то выдача копии документа при увольнении обязательна.

Нужно запомнить, если организация функционирует, но не имеет сотрудников, она также должна предоставлять сведения. Только в них указывается учредитель или директор, и не имеет значения, были ли выплаты этому человеку. Нулевой отчетность быть не может.

Сроки сдачи СЗВ-М

Отчетность имеет свои сроки предоставления в контролирующий орган. Страхователи должны вовремя сдавать документы, иначе компании грозит штраф.

Сроки сдачи документа в 2017 году были изменены. ПФР дал работодателям больше времени для заполнения отчетного документа. Сдавать его в 2017 году страхователи будут не позднее 15-го числа каждого месяца . Если отчётная дата будет выпадать на выходной день, она переносится на первый рабочий день.

Если в вашей компании не планируется заключение новых договоров или расторжение их, то отчет можно предоставлять раньше указанного срока.